Réinventer la clôture d’un projet : le bilan post-it !

Le projet est en production. La pression se relâche. Avons-nous encore l’énergie pour réaliser un bilan du projet ou souhaitons- nous simplement passer à autre chose ? Toujours est-il que les bilans de projets sont rarement réalisés ou sont vécus comme une contrainte. Clôturer un projet, c’est enrichir l’expérience des participants et celle de l’entreprise. Pour ne pas rejouer les erreurs du passé, il faut commencer par identifier et parler des succès et des difficultés rencontrées. N’oubliez pas, dans votre méthodologie, le bilan projet.

Les sujets classiques des bilans de projets sont les suivants :

respect des coûts, des délais, du périmètre, de la qualité
le déroulement du projet
la coordination des équipes
la satisfaction du client….

Nous préconisons d’adopter une démarche simple et ludique pour réaliser le bilan : organiser sur une ½-journée une réunion avec l’ensemble des parties prenantes, à l’instar du kick-off du projet. Un facilitateur de réunion proposera à chaque participant de renseigner 3 post-it sur ce qui s’est bien passé, ce qui ne s’est pas bien passé et ce qui peut être amélioré. Le facilitateur centralisera les réponses et les organisera sur un mur (type « affinity diagram » ou « force field analysis ») avec l’ensemble des participants. La séance peut se conclure avec la question : « si vous aviez une baguette magique, quelle est la chose que vous changeriez dans ce projet ? » Il restera à formaliser les résultats de la séance pour documenter le bilan de projet. L’avantage de cette pratique est d’être rapide et partagée en séance. La réunion peut s’achever par le pot de fin de projet en profitant de la présence des intervenants-clés.