Auprès d’un leader mondial de l’assurance, j’ai eu l’opportunité de déployer un pilote de Flex Office pour 3 directions métiers (Immobilier, Achats et Audit). Le « Flex Office » pour optimiser les coûts de fonctionnement.
Qu’est-ce que le Flex Office ?
Dans le jargon interne, nous parlions d’un « Espace de Travail Dynamique ». Il s’agit d’un concept d’optimisation des postes de travail et des espaces collaboratifs. Des études montrent une sous-utilisation de ces espaces par les collaborateurs pour diverses raisons (déplacements, congés, arrêt maladie, départ, etc.). Parce que chaque mètre carré a un coût, l’idée est de rendre chaque position de travail « dynamique ». Il n’y a plus de poste attribué. Les utilisateurs arrivent chaque matin, ouvrent leur casier, prennent leur ordinateur portable ainsi que leurs fournitures de bureau puis s’installent sur un bureau libre et commencent leur journée. Les outils informatiques et téléphoniques mis à leur disposition permettent à chacun de rester connecté et joignable indépendamment de l’endroit choisi.
Le « Flex Office » pour optimiser les coûts de fonctionnement
Le principe est bien sûr de réduire les coûts immobiliers. Chez ce client, on estime à 80% le taux d’occupation des bureaux. En réduisant de 20% le nombre de bureaux, de PC fixes, de téléphones, … les économies peuvent être assez importantes. D’autres bénéfices sont également attendus : faciliter le travail collaboratif avec l’aménagement de nombreux espaces de réunion, permettre aux équipes de se regrouper en fonction des projets en cours, etc. Mais il y a une contrepartie à ce changement, en dehors de l’aspect social, c’est que le poste de travail devient universel. Il faut maintenir une cohérence dans les outils mis à disposition des collaborateurs. Et l’évolution du parc informatique peut devenir un vrai casse-tête pour le DSI et engendrer des coûts qui pourraient réduire à néant les économies réalisées précédemment. Lors de ce projet, j’ai étudié différentes solutions techniques, constitué une équipe d’utilisateurs tests. J’ai planifié, organisé et déployé la solution vers les directions pilotes. Les premiers retours des utilisateurs sont positifs, cependant, une analyse plus détaillée est nécessaire pour envisager d’étendre dans un futur proche ce nouveau concept de travail en entreprise à l’ensemble des équipes et services. 
