Facile, rapide, opérationnelle …

Des termes qui semblent en opposition avec la vision que beaucoup se font de la méthodologie projet. Les méthodes sont vues comme lourdes, complexes, inapplicables, conceptuelles. Comment y voir clair : méthodologie projet, frein ou opportunité ?
Et pour cause, elles l’ont été et le sont encore parfois. Les plus anciens d’entre nous se souviennent des armoires remplies de documentation Merise. Cette masse de papier volumineuse a disparu à la benne au gré des diverses réorganisations de services et déménagements.
Plus récemment, nous avons certainement parcouru ces procédures CMMI d’une vingtaine de pages en police 8 qui nous expliquent par exemple comment gérer les exigences de nos projets.
Je ne connais pas beaucoup de chefs de projets ayant maintenu la concentration nécessaire à leur lecture au-delà de la troisième page. Les organisations ont pour la plupart rejeté ces méthodes, parfois avec franchise, parfois en les laissant mourir de leurs belles morts.

Pourtant dès lors qu’un projet revêt une certaine ampleur (par exemple au-delà de 3 intervenants et 150 j/h de charge), il est indispensable de l’organiser, de structurer ses activités et de coordonner ses acteurs dans une vraie démarche de gestion de projet. Pour travailler ensemble, pour générer une dynamique collective, il est préférable de parler un langage commun, partagé, compris et adopté par le plus grand nombre. C’est l’objet de la méthodologie, mais pas celle d’hier puisqu’elle prend la poussière et ne fonctionne plus.

Réinventer la méthodologie !

Nous préférerons le terme d’approche ou de démarche. Cette terminologie montre son opposition à la méthodologie d’hier et exprime plus de flexibilité et d’adaptabilité, moins de dogmes.
L’approche projet ou la démarche doit être facile à mettre en œuvre, rapide et opérationnelle. Le chef de projet face à une problématique investira un ¼ d’heure pour répondre à sa question, pas beaucoup plus.
La démarche doit lui apporter une réponse immédiatement applicable dans ce laps de temps.
Par exemple, il doit chiffrer un projet. Il ouvre pour la première fois un outil d’estimation, le comprend immédiatement et intuitivement. Il l’utilise pour rendre son chiffrage dans la journée. Ou encore, il doit organiser un comité pour le lendemain. Il ouvre une présentation standard qui lui indique les sujets à aborder et lui permet de préparer son support.
Cela peut paraître trivial, mais il est souvent plus difficile de faire simple que compliqué. Il faut plus d’effort pour faire court. La valeur ajoutée de la démarche projet se mesure aussi à sa concision. Elle s’accompagne d’une boîte à outils de modèles dans laquelle le chef de projet viendra chercher les documents dont il aura besoin pour piloter efficacement les initiatives qui lui sont confiées.
Les démarches actuelles doivent avant tout faire gagner du temps par leurs simplicités de mise en œuvre, sans perdre leur utilité première (organiser et piloter le projet).
Réinventer la démarche pour réussir nos projets constitue une opportunité d’adaptation aux nouveaux enjeux de nos organisations (être plus proche du client, intégrer des équipes off-shore ou multi-sites, gagner en productivité, délivrer plus rapidement…) Nous illustrerons prochainement la simplicité de mise en œuvre de ces démarches avec quelques exemples.